Onde encontrar as informações fiscais que preciso para emitir uma nota?
O que é uma Nota Fiscal?
A NF é o documento obrigatório para o registro de transações de compra e venda. É válida para qualquer tipo de empresa e negociação comercial ocorrida em ambiente físico ou virtual. Mais que isso, também é um registro necessário para outras situações, a exemplo de devoluções, transferências, operações interestaduais, simples remessa e entrada de mercadorias.
Até 2006, o formato impresso era o único existente no Brasil. Desde então, há uma substituição gradual pelo modelo eletrônico, que vamos explicar melhor a seguir. Por enquanto, é importante saber que ainda existem empresas que trabalham com a NF impressa e com o cupom fiscal — documento equivalente que se diferencia por ser emitido por uma impressora especial.
Tanto no cupom quanto na Nota Fiscal estão destacadas informações específicas, como:
- dados da empresa;
- data e horário da operação;
- descrição das mercadorias;
- total a ser pago;
- forma de pagamento;
- local onde a venda for realizada.
A diferença é que a NF é mais completa e ainda oferece indicações sobre impostos e tributos de cada produto, informações de identificação do cliente e, quando há movimentação de mercadorias, dados da transportadora.
A Nota Fiscal ainda protege o consumidor para situações de troca e reclamações de produtos. Para a Receita Federal, serve como comprovante de cálculo da movimentação de dinheiro realizada com as atividades de compra e venda. Assim, são identificados desvios e até crimes, como evasão e sonegação fiscal.
Fica claro, então, que é fundamental pagar os tributos em dia e emitir as notas sempre que uma transação é realizada, certo? Assim, você evita multas e traz confiabilidade a clientes e fornecedores. Além disso, agora está muito mais fácil fazer esse processo. Por quê? O motivo está na NF-e.
Nota Fiscal Eletrônica
Esse documento tem as mesmas funções da NF tradicional, com a diferença de ser digital. Sua implantação no país começou ainda em 2006 — no entanto, ainda há empresas que utilizam o formato anterior. A iniciativa faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), projeto do governo federal que visa à digitalização das operações executadas.
Qual é a diferença na prática? A emissão e o armazenamento. Por mais que esse documento possa ser impresso, a empresa tem a oportunidade de fazer o envio somente digital, assim como hospedá-lo em um ambiente online. Desse modo, você adquire um produto em um e-commerce e recebe a NF-e pelo e-mail, além disso, ela também fica registrada no seu login da loja virtual. Viu só como é prático?
Dessa maneira, fica claro que o objetivo da NF-e é agilizar o processo de emissão, assim como torná-lo mais prático e eficaz. Ao mesmo tempo, as operações digitalizadas aumentam o potencial de fiscalização dos governos federal, estadual e municipal.
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Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
O mais comum é dizer que todos os documentos emitidos são Notas Fiscais. Apesar disso, existem diferentes tipos, você sabia? Cada um deles tem as suas particularidades — e descobri-las é essencial para otimizar o processo de emissão das NF-es. Então, que tal saber ainda mais? Acompanhe!
Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria
A NF-e é o modelo que registra as transações de compra e venda de produtos. Ela substituiu os modelos 1 e 1A e tem o objetivo de documentar a operação e permitir o recolhimento adequado dos impostos. É válida para negociações feitas em e-commerces e lojas físicas, além de ser emitida no caso de aquisição de insumos, matérias-primas ou mercadorias.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços
A NFS-e é voltada exclusivamente para a prestação de serviços. Estão incluídas aqui quaisquer tipos de transação dessa categoria, como atividades de consultoria, atendimento médico, personal trainer e mais.
Os produtores de conteúdo digitais e afiliados também utilizam esse modelo para a venda de congressos, e-books, eventos e muito mais. Vale a pena mencionar que a NFS-e substitui a Declaração de Serviço, que antes era exigida pelas prefeituras do país.
Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor
A NFC-e é o formato mais recente, que substitui de maneira gradual os cupons fiscais. É mais comum para operações do varejo e do comércio, por exemplo, em farmácias, supermercados, restaurantes e mais. Sua geração deve ocorrer no momento da venda, de maneira obrigatória.
Conhecimento de Transporte Eletrônico
O CT-e é utilizado para a movimentação de cargas. Por isso, é bastante utilizado por e-commerces. Esse documento é válido para transporte aéreo, fluvial, ferroviário e rodoviário.
Desde a sua implantação, os erros nesse processo se tornaram menos frequentes e a entrega foi agilizada. O Conhecimento de Transporte Eletrônico substituiu as NFs de modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Nota Fiscal Complementar
Esse modelo de NF é utilizado em casos específicos. Veja quais são eles:
- reajuste de preços devido a contrato ou outra circunstância que aumente o valor original;
- processos de exportação, quando o contrato de câmbio exigir aumento do preço da operação;
- regularização da quantia ou da quantidade de mercadoria especificada na Nota Fiscal.
Assim, a NF Complementar sempre terá um documento original para registrar a operação, que será, por consequência, alterada.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
O DANFE é uma espécie de versão simplificada da NF-e que acompanha as mercadorias a serem transportadas para o cliente. Ele contém todas as informações básicas da operação, como:
- destinatário;
- dados como o emitente;
- valor da mercadoria;
- impostos recolhidos.
Nesse documento, também está destacada uma chave de acesso. Essa numeração é utilizada para acessar a NF-e e realizar a escrituração da operação. Por isso, é obrigatório em situações de movimentação de carga.
Documento de Arrecadação de Receitas Federais
O Darf é utilizado para pagamentos feitos devido a débitos de caráter previdenciário ou não, que estão inscritos na Dívida Ativa da União. Por exemplo, esse documento é gerado para quitar as dívidas com o Fisco quando a declaração do Imposto de Renda MEI é gerada.
Então por que está aqui como um tipo de NF-e?
Na verdade, o Darf também serve para pessoas jurídicas — e é por isso que se torna importante para a sua empresa. Para entender melhor, veja os dois modelos de Documento de Arrecadação existentes:
- comum: é utilizado para recolher tributos de pessoas físicas e jurídicas. É bastante usado para quitar o PIS sobre o faturamento e os impostos referentes à importação;
- simples: deixou de ser adotado com a Lei Complementar 139/2011. Foi alterado pelo Documento de Arrecadação Simples, que é utilizado para pessoas físicas e jurídicas que recolhem impostos unificados, como os MEIs.
Com essa explicação, tudo ficou mais claro, certo? Nesse momento, vale a pena perceber que NF-e, NFC-e e NFS-e funcionam de forma similar. A Nota Complementar será utilizada somente nos casos determinados. Por sua vez, o CT-e é utilizado para o transporte de mercadorias.
O DANFE também é adotado para operações de movimentação, além de ser a parte legível do arquivo XML, que é gerado com a emissão da NF-e. Portanto, é acessível somente com a inserção da chave de acesso especificada.
O que é preciso para a emissão de NF-e?
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica é importante para assegurar processos mais eficientes na empresa. Ela facilita o recolhimento e o cálculo de tributos, além de melhoria no acompanhamento de dados, transparência nas atividades fiscais e até facilidade para a logística. Até aí, você já sabe.
A questão é que a emissão depende de algumas questões, já que, para prestação de serviços, é feita pela prefeitura e, para comércio e indústria, pela Secretaria de Estado da Fazenda. Em qualquer um desses casos, é preciso contar com um software emissor e outros requisitos. Confira agora mais sobre quais são eles!
Obtenção do certificado digital
O certificado digital é o recurso que fornece validade jurídica à NF-e. Ele também aumenta a segurança dos dados e de sua procedência. Por isso, é preciso adquiri-lo antes de emitir qualquer Nota Fiscal. A aquisição é feita com uma Autoridade Certificadora autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP–Brasil).
A título de comparação, o certificado digital atua como um CNPJ virtual. Além de ser utilizado para a emissão de notas, também é adotado para a transmissão de obrigações acessórias e da Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Certificação SEFAZ
O credenciamento é a segunda etapa, mas ainda deve ser colocado em prática antes da emissão das NF-es. O processo é realizado na SEFAZ do município, caso a sua empresa trabalhe com prestação de serviços, ou do estado, se for do ramo de indústria e comércio.
Devido a essa peculiaridade, existem critérios diferentes para fazer o credenciamento. O ideal é consultar diretamente o órgão ou um contador para evitar imprevistos e problemas. Lembre-se ainda de que, em um primeiro momento, o status pode ser “em homologação”. Nesse caso, as NF-es não são emitidas — é apenas um ambiente de teste. Assim que estiver tudo certo, pode-se mudar a opção para “em produção”.
Identificação de regime tributário
O certificado digital e o credenciamento na SEFAZ levam a essa etapa. É bem provável que a sua empresa já esteja constituída e, portanto, está enquadrada em determinado regime tributário. Ainda assim, é importante consultar o contador, com o objetivo de verificar as peculiaridades para emitir a NF-e da maneira correta. A seguir, listamos as principais opções para você ter uma ideia clara de cada modelo.
MEI
Os Microempreendedores Individuais só emitem nota para pessoas jurídicas ou quando a pessoa física faz uma solicitação. A obrigatoriedade, porém, existe apenas no primeiro caso.
ME e EPP
As Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte fazem parte do Simples Nacional. Por isso, é necessário emitir a NF-e — conforme indicamos ao longo deste artigo — em todas as vendas realizadas.
Médias e grandes empresas
As organizações que se encaixam nesses portes têm regimes de Lucro Real ou Presumido. Ainda assim, a NF-e é exigida em todas as transações, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.
